+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Обоснование на увеличение штата сотрудников пример

Делопроизводством и архивом в организации занимается один специалист. В его обязанности входит, помимо ведения архива, регистрация, учет и контроль документов:. Необходимо грамотно составить докладную записку руководителю учреждения и обосновать введение штатной единицы бюджетная организация или перераспределение обязанностей в отделе. Как это сделать? Оценить трудозатраты можно на основании информации об общем объеме документов в организации и о количестве ежегодно создаваемых архивных дел, используя следующие государственные нормы времени на работы по документационному обеспечению управления:. У перечисленных норм есть ряд существенных достоинств.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Часто во время ведения рабочей деятельности может возникать необходимость расширения штата сотрудников. Однако, для этого может потребоваться подать служебную записку об увеличении штата сотрудников на имя руководства, в которой должны быть изложены обоснования для проведения данной процедуры.

Помогите обосновать необходимость (или наоборот) количества работающих специалистов

Для этого нужна как минимум консультация нарколога либо медицинское освидетельствование, от которого работник имеет право отказаться на вполне законных основаниях. Служебная записка о расширении штата сотрудников образец Так как любое обращение в медицинское учреждения со стороны гражданина РФ и поставленный диагноз являются персональными данными, работник вправе отказать от прохождения выше указанной процедуры.

При получении отказа комиссия составляет еще один акт уже об отказе от освидетельствования с описанием ситуации и подписями, и членов комиссии, и свидетелей сотрудников. Пример акта об отказе: Акт об отказе от медосвидетельствования Если работник все же согласился на освидетельствование, транспортировка до медицинского учреждения, а также оплата данной услуги осуществляется за счет предприятия. Предложение — это документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

Составляется аналогично докладной записке, как правило, по заданию руководства. Текст предложения содержит две части: обоснование и заключение — перечень предложений. Предложения составляются руководителями подразделений и специалистами, представляются руководству, подписываются составителем. Представление — это документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника учреждения.

Представления составляются руководителями подразделений, их заместителями или заместителями руководителя организации. Телеграмма должна быть напечатана четко и без помарок, на одной стороне телеграфного бланка установленной формы или на светлой бумаге. Телеграмма содержит следующие реквизиты: служебный заголовок, указание категории телеграммы, отметка о виде телеграммы, телеграфный адрес получателя, условный или полный, текст содержание телеграммы , подпись, регистрационный делопроизводственный номер, дата регистрации, адрес и наименование отправителя помещается под чертой.

Слова в телеграммах для подсчета делятся на действительные и тарифные. Действительные слова необходимы для контроля правильности передачи и приема телеграмм на телеграфных аппаратах.

По количеству тарифных слов производится оплата телеграмм. В ответных телеграммах перед текстом обязательно указываются номер и дата документа, на который дается ответ. При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составленный и подписанный исполнителем.

Приведенные выше цифры отражают практический опыт работы коммерческих организаций с большим объемом документов. Итак, попробуем рассчитать трудозатраты работника в месяц на обработку тех видов документов, которые были перечислены выше с точным указанием объемов работ см. Факсограмма телефакс, факс — это получаемая на бумажном носителе копия документа письменного, графического, изобразительного , переданного по каналам факсимильной связи при помощи факсимильной аппаратуры.

По скорости передачи информации факсимильная связь равнозначна телексной связи, но обладает очевидным преимуществом: позволяет отправлять и получать графическую информацию на бумажном носителе, что невозможно сделать, используя телеграф или телексную связь. Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе — приказ, распоряжение, договор, протокол и др. Факсограмма при соблюдении установленных процедур обладает юридической силой — в этом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении.

Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа, и должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом. Затем указывается наименование записки об изменении расписания , после чего следует главная информация. В документе указываются причины, повлекшие за собой необходимость внесения изменений: увеличение либо сокращение рабочего штата, изменения в базовом окладе работников, изменение размера различных надбавок, изменение рабочего времени и другие.

Далее следует указание мер, которые предполагается предпринять в данном случае просьба внести настоящие корректировки в штатное расписание организации. В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.

Заключение — это документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу. Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты , проекты стандартов и др. Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа или вопроса, на который оно подготовлено.

Текст заключения состоит из двух частей: в первой части кратко изложено существо вопроса, проанализированы основные положения или предложения и дается общая оценка; во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения.

Эта часть текста заключения может состоять из отдельных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами. Заключение оформляется на стандартном листе бумаги и подписывается специалистом или группой специалистов-составителей.

Подписи заверяются печатью. С тех пор, как занимаюсь документационным обеспечением процессов управления, прошло уже более 15 лет. За этот период мне посчастливилось работать в крупнейших организациях нашей страны и повышать уровень квалификации как в области теоретических знаний, так и на практике. Но это, скорее, исключение из правил.

В настоящее время основой процветания бизнеса является его развитие, что предполагает неизбежное увеличение документооборота в количественном и качественном выражении, требует новых подходов в области документационного сопровождения деятельности организации и дополнительных ресурсов.

Приходится констатировать, что ранее установленные нормы времени1, квалификационные справочники профессий2, включая названия должностей и функций, периодически обновляются, но в значительной мере не соответствуют современным нуждам. При этом стандартов организационного сопровождения деятельности руководства нет вообще. Но положительная динамика уже заложена. Сегодня многие организации, ориентированные на достижение лидерских позиций в своей отрасли, внедряют системы управления документами, обеспечивая тем самым конкурентное преимущество.

При этом кардинальным образом меняется оценка значимости функции управления документами: вместо вспомогательной роли формируется устойчивое отношение к ней как к бизнес-процессу. Эту идею важно донести до топ-менеджмента своей организации, пусть и не с первого раза. Профессии делопроизводителя, секретаря, архивариуса, специалиста ресепшн секретариата , личного ассистента, руководителя службы ДОУ и др. Но каждая профессия значительно отличается, требует специальных знаний и навыков.

Такие стереотипы тоже нужно планомерно трансформировать. Это способен сделать специалист высокой квалификации, ориентирующийся в существующих государственных требованиях к документационному обеспечению, имеющий компетенции в построении логики процессов документационного сопровождения деятельности с учетом специфики конкретной организации.

В крупных успешных компаниях такой специалист обычно возглавляет соответствующее подразделение, как бы оно ни называлось: руководитель секретариата, управляющий делами, начальник службы ДОУ и т. Не случайно значимыми критериями при оценке системы менеджмента организации являются требования и стандарты в области управления документами, данные требования включены во все международные системы качества менеджмента. Этот посыл, основанный на международных стандартах серии ISO , должен быть понятен руководству вашей организации, а также владельцам бизнеса.

Дальше вы можете продолжить тем, что значимыми критериями при оценке системы менеджмента организации является ее соответствие требованиям стандартов, в т. Управление документами. Добровольно принимая принципы СМК и рекомендации стандартов, организация должна обеспечить соответствующее качество не только в направлениях, зафиксированных в Политике организации, но и в управлении документами.

Эта цель может быть достигнута при разработке и предоставлении менеджменту организации широкого комплекса инструментов — от создания документов и контроля за их исполнением до управления деятельностью организации, от формирования долгосрочной стратегии развития до оформления простейших заявок. Как правило, функции документационного сопровождения деятельности организации сосредоточены в отдельном структурном подразделении.

В нашей компании они закреплены за отделом документационного обеспечения Управления делами далее по тексту — Отдел. Ценностью нашей компании является современный, мобильный топ-менеджмент, поэтому одной из задач Отдела с учетом территориально-распределенной структуры нашей организации стало создание центра компетенций и подготовка сотрудников в т. Именно эти сотрудники отвечают за делопроизводство, сопровождая управленческую деятельность руководства в головном офисе и филиалах в соответствии с современными международными стандартами.

Отдельные функции в СЭД по поиску документов, подготовке проектов документов, оформлению их оригиналов и дальнейшей обработке выполняют непосредственно в подразделениях, что в частности позволяет обеспечивать оперативность подготовки проектов документов, дает возможность сотрудникам компании, а главное — руководителям самостоятельно вести деловую переписку в соответствии с распределением полномочий и т.

Самостоятельность исполнителей и руководителей позволила в свое время существенно сократить количество работников нашего Отдела. Но чтобы ситуация не вышла из-под контроля, процессом нужно управлять и предлагать удобные механизмы пользователям со встроенным алгоритмом действий, направленным на исключение непреднамеренных ошибок.

Это потребовало разработки и внедрения качественных методических материалов регламентов , а также СЭД. Приведу самый простой пример — издание типового распорядительного документа далее — РД генерального директора с помощью СЭД. Порядок действий следующий:. В условиях высокой занятости имеющегося персонала и его постоянной нехватки важнейшим фактором качественного документационного обеспечения компании стали:. Одним из таких инструментов стала автоматизированная корпоративная система электронного документооборота СЭД.

Внедрение СЭД в рамках обозначенного выше инструментария произошло в компании в году, это позволило сократить документооборот за счет контроля и снижения количества разновидностей документов, а также удерживать численность нашего Отдела вплоть до года на уровне года. Возник вопрос: как донести эту мысль до руководства в преддверии планирования ресурсов на год? Как известно, спасение утопающих — дело рук самих утопающих.

Поэтому предлагаю простой подход, который может применить руководитель подразделения, чтобы, во-первых, разобраться в ситуации самому и, во-вторых, иметь факты для принятия решения и аргументации в высших инстанциях.

Каждую функцию сотрудников подразделения можно выделить, сформулировать, замерить по времени и описать в таблице. Средние количественные показатели по образующимся документам можно взять из реестров регистрации отдельных видов документов. Собранные данные лучше перенести в Excel для последующих расчетов см.

Пример 2. Соответственно, во избежание негативных последствий требуется увеличение численности. Еще нужно учитывать:. Таким образом, при приеме на работу в наше подразделение нового сотрудника в начале следующего года можно надеяться на благополучное завершение его адаптационного периода к Отмечу, что в государственных нормах имеются формулы, которые должны использоваться специалистами кадровых подразделений при формировании общей численности персонала организации.

Причем формулы включают в себя еще и специальные коэффициенты, учитывающие затраты времени на личные нужды, обслуживание рабочего места, отдых и т. В подобных случаях дополнительная нагрузка, как правило, должна быть распределена на других сотрудников, у которых в свою очередь:. Кроме того, в обозначенном расчете прослеживается несоответствие принципам мотивации сотрудников, так как при существующей нагрузке сложно вовлечь сотрудников в процессы повышения качества услуг, обучения и наставничества, взаимозаменяемости, приверженности ценностям корпоративной культуры.

У каждого сотрудника должно быть представление о возможности развития и усовершенствования своих навыков, нацеленность на достижение высоких производственных показателей, благодаря которым развитие и улучшение качества услуг компании происходит постоянно, переходя год от года на новые качественные уровни. Но при нагрузке, описанной в Примере 2, можно констатировать, что ресурса на развитие компетенций сотрудников нет. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утвержденные постановлением Минтруда России от Вернуться назад.

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда РФ от Жарикова Ю. Стандарты менеджмента качества: зачем нужны и как достичь?

Иритикова В. Введение вакансии в штат организации должно проводиться в несколько основных этапов. Их можно подразделить на организационные и документально-сопроводительные. Название должностей в штатном расписании должно соответствовать утвержденному государственному перечню. Законами РФ определено, что организация может сама координировать количество нанятых работников.

Также по инициативе руководителя могут добавляться сотрудники, переименовываться имеющиеся должности или производиться сокращения. Но для каждого из перечисленных действий необходимо иметь серьезные обоснования, которые выражаются посредством подготовки официальных расчетов и документов.

Перечень не является конечным и в компании могут возникнуть иные причины, которые могут обосновать необходимость нововведения. Пример обоснование также называют служебной запиской.

Увеличение штата сотрудников

Разместить вакансию. Обратная связь. Вход и регистрация. Забыли пароль? Вход для соискателя через соцсети.

Обоснование на увеличение штата сотрудников пример

Необходимо грамотно составить докладную записку руководителю учреждения и обосновать введение штатной единицы бюджетная организация или перераспределение обязанностей в отделе. У перечисленных норм есть ряд существенных достоинств. Прежде всего, они разработаны государственными органами на основе проведенных обследований, поэтому большинство руководителей организаций как государственных, так и коммерческих склонны воспринимать их всерьез. Во всех нормативах, помимо наименований выполняемых работ, приводится развернутое описание их содержания. Материалы из раздела Подразделы: Комментарии 0 Спасибо!

Для этого нужна как минимум консультация нарколога либо медицинское освидетельствование, от которого работник имеет право отказаться на вполне законных основаниях. Служебная записка о расширении штата сотрудников образец Так как любое обращение в медицинское учреждения со стороны гражданина РФ и поставленный диагноз являются персональными данными, работник вправе отказать от прохождения выше указанной процедуры. При получении отказа комиссия составляет еще один акт уже об отказе от освидетельствования с описанием ситуации и подписями, и членов комиссии, и свидетелей сотрудников. Пример акта об отказе: Акт об отказе от медосвидетельствования Если работник все же согласился на освидетельствование, транспортировка до медицинского учреждения, а также оплата данной услуги осуществляется за счет предприятия.

В данном случае необходимо внести изменения в штатное расписание , а затем оформить прием сотрудника на работу в общем порядке.

Увеличение штатного расписания служебная записка Если точное количество хранящихся дел неизвестно, то его можно оценить, измерив суммарную длину полок с документами и разделив полученную цифру в метрах на 0, м среднестатистическая толщина дела — 2,5 см. Приведенные выше цифры отражают практический опыт работы коммерческих организаций с большим объемом документов. Итак, попробуем рассчитать трудозатраты работника в месяц на обработку тех видов документов, которые были перечислены выше с точным указанием объемов работ см.

Расширение штата сотрудников — обоснование увеличения, образец служебной записки

Увеличение, набор штата — процесс найма преданной команды в дополнение к уже существующей, для повышения эффективности рабочего процесса и его показателей. Эта система начинает требоваться при динамичном развитии компании и увеличении ее потребностей в профессионалах. Увеличение штата может потребоваться в любом из отделов вашего бизнеса, и оно необходимо во избежание некомпетентности и ошибок в рабочем процессе. Поэтому вы можете избежать конфликтов с самого начала.

.

.

.

Расширение штата сотрудников — обоснование увеличения, образец Пример приема нового сотрудника в период изменения штатного расписания Уменьшение или увеличение оклада, переименование должности и другие.

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как мотивировать команду (советы для руководителей). Евгений Котов
Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пока нет комментариев.